Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE: JÄSENTIEDOT

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Vauvakassiyhdistys - Vaaka ry

Yhteyshenkilö: Sanna-Mari Raudasoja

1. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Vauvakassiyhdistys - Vaaka ry:n jäsenten henkilötietoja.

2. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on jäsenten henkilötietojen hallinta ja ylläpito jäsenyyden aikana. Henkilötietojen käsittelyn peruste on yhdistyksen lakisääteinen velvoite ylläpitää jäsenrekisteriä (Yhdistyslaki 503/1989). Henkilötietoja käytetään jäsenasioiden hoitamiseen, kokouskutsujen lähettämiseen, tiedotukseen, jäsenmaksujen laskuttamiseen ja yhdistyksen toiminnan suunnitteluun. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.

Jäsenrekisterijärjestelmän palveluntarjoaja ja ylläpitäjä on Yhdistysavain/Vitec Avoine Oy. Lisätietoja:

https://www.yhdistysavain.fi/asiakaspalvelu#kayttoehdot

https://www.yhdistysavain.fi/tietosuojaliite/

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Vaakan jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja: etu- ja sukunimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, jäsennumero, liittymisaika, jäsenmaksutiedot sekä Vaaka-alue, johon jäsen kuuluu.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan hakijan yhdistyksen verkkosivuilla täyttämästä jäsenhakemuslomakkeesta. Jäsenyyteen liittyvät muutostiedot saadaan jäseneltä.

5. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistysavaimen jäsenrekisterijärjestelmään, johon on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.

Vaakassa jäsenrekisteritietoja käsittelevät hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, jäsenvastaava ja taloudenhoitaja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana.

Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana, joilla hän voi tarkistaa ja päivittää tietonsa.

6. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan siirtää jäsenrekisterijärjestelmän ylläpitämiseksi. Jäsenrekisteri-järjestelmää ylläpitävä palveluntarjoaja voi siirtää henkilötietoja lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Palveluntarjoaja voi käyttää alihankkijoita ja vastaa siitä, että alihankkija käsittelee henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille tahoille, esimerkiksi suoramarkkinointiin.

7. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n/ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole esim. palveluntarjoajan tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan lainsäädännön vaatimuksia. Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen.

9. Profilointi

Vaaka voi tehdä jäsenrekisteristä poimintoja, joiden avulla saadaan kohdennettua jäsenpostituksia.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä, tarkistaa ja päivittää itseään koskevat henkilötiedot sekä vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä. Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö kirjallisena rekisterin yhteyshenkilölle.

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, jos katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Yhteydenotot

Rekisteröidyn tietojen käyttämistä koskevat pyynnöt ja kysymykset tulee tehdä sähköpostitse rekisteriselosteessa ilmoitetulle yhteyshenkilölle.

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 24.2.2022.